Khi doanh nghiệp phát triển, những điều trước đó dường như dễ dàng giờ đây trở nên phức tạp hơn. Ba thách thức chính sẽ đối diện với bạn trong quá trình tăng trưởng doanh nghiệp: Giao tiếp, Kiến thức chung và Ra quyết định.
Trong giai đoạn đầu của sự phát triển, khi doanh nghiệp còn nhỏ, một người có thể đảm nhận nhiều vai trò và quản lý mọi khía cạnh một cách dễ dàng. Họ có thể hiểu sâu về công ty, tự đưa ra quyết định mà không cần phải tương tác hoặc đồng thuận với người khác. Tuy nhiên, khi quy mô của doanh nghiệp tăng lên, các thách thức bắt đầu nảy sinh. Việc tuyển dụng thêm nhân sự có thể làm cho quản lý trở nên phức tạp hơn, mất thêm nhiều thời gian để hoàn thành công việc do cần phải thống nhất ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau. Hơn nữa, xung đột nội bộ có thể xảy ra khi thông tin giao tiếp bị gián đoạn và không liên tục.
Mặc dù tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn phát triển, nhưng thách thức thực sự là làm thế nào để duy trì tăng trưởng mà không gây ra những tác động tiêu cực không mong muốn. Làm thế nào để vượt qua được những thách thức này?
Trong các doanh nghiệp khởi nghiệp, mỗi thành viên thường đảm nhận hàng loạt nhiệm vụ đa dạng. Phương pháp này ban đầu rất hiệu quả vì mỗi người đều có cái nhìn sâu rộng về công ty và việc giao tiếp cũng diễn ra dễ dàng hơn khi không phải tuân theo quy trình phức tạp để chuyển giao nhiệm vụ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, lượng kiến thức cần cho từng bộ phận chuyên môn ngày càng tăng lên, và việc thêm một thành viên mới vào đội ngũ trở nên khó khăn hơn do yêu cầu về kiến thức càng ngày càng cao. Đến một thời điểm nào đó, bạn có thể nhận ra rằng làm việc độc lập vẫn nhanh hơn việc giao việc và hướng dẫn một nhân viên mới, và đó chính là lúc bạn cần áp dụng việc chuyên môn hóa.
Tuy nhiên, khi bạn áp dụng chuyên môn hóa cho từng công việc trong doanh nghiệp, bạn sẽ đối mặt với một tình hình phức tạp mới. Vì các bộ phận đã được chuyên môn hóa, việc chuyển giao công việc giữa chúng khi thực hiện một nhiệm vụ chung trở nên phức tạp hơn, có thể dẫn đến sự trùng lặp trong lịch trình làm việc của các bộ phận, và sự tập trung của mọi người vào vấn đề chuyên môn của mình hơn là kiến thức chung. Điều này gây ra những thách thức trong việc tiến hành công việc mà có thể dẫn đến sự tắc nghẽn và trì hoãn, làm cho việc hợp tác giữa các nhóm trở nên khó khăn.
Để giảm thiểu tác động của những vấn đề này, bạn cần phải đối mặt và giải quyết chúng thông qua các chiến lược khác nhau, bao gồm việc tái thiết kế tổ chức và quy trình làm việc.
Quy tắc đầu tiên trong việc thiết kế tổ chức là nhận thức rằng không có cách thiết kế nào là hoàn hảo. Bất kể phương pháp nào bạn áp dụng, luồng thông tin giao tiếp sẽ được tối ưu hóa ở một số bộ phận, đồng thời giảm sút ở những bộ phận khác. Ví dụ, nếu bạn đặt bộ phận Quản lý sản phẩm dưới sự kiểm soát của bộ phận Kỹ thuật, bạn sẽ cải thiện luồng thông tin giao tiếp giữa hai bộ phận này, nhưng cũng có thể làm giảm mức độ giao tiếp giữa bộ phận Quản lý sản phẩm và bộ phận Marketing.
Hãy coi việc thiết kế tổ chức như việc xây dựng một hệ thống luồng thông tin trong doanh nghiệp (có thể gọi là cơ cấu giao tiếp). Nếu bạn muốn cải thiện chất lượng giao tiếp tại một vị trí cụ thể, hãy thiết kế cơ cấu tổ chức (bao gồm các bộ phận và cấp bậc) sao cho nhân viên tại vị trí đó báo cáo trực tiếp cho người quản lý của họ. Ngược lại, các vị trí xa nhau trên sơ đồ tổ chức có thể làm giảm mức độ giao tiếp.
Thiết kế tổ chức không chỉ ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp nội bộ giao tiếp mà còn định hình cách doanh nghiệp tương tác với đối tác bên ngoài. Ví dụ, nếu bạn tổ chức đội bán hàng theo từng sản phẩm, bạn sẽ tối ưu hóa khả năng của mỗi đội bán hàng với từng sản phẩm cụ thể. Tuy nhiên, khi một khách hàng muốn mua nhiều sản phẩm, họ sẽ phải liên hệ với nhiều người tư vấn khác nhau. Ngược lại, nếu bạn tổ chức đội bán hàng theo từng khách hàng, mỗi nhân viên bán hàng sẽ phải am hiểu về tất cả sản phẩm, nhưng sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi họ muốn tìm hiểu về nhiều sản phẩm.
Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình thiết kế tổ chức:
Xác định thông tin cần được trao đổi một cách liên tục: Liệt kê các kiến thức quan trọng trong tổ chức và xác định ai cần phải có chúng.
Xác định các vấn đề cần phải quyết định: Xem xét các loại quyết định cần được đưa ra thường xuyên. Thiết kế tổ chức sao cho số lượng quyết định được đưa ra là lớn nhất dưới quyền của một vị trí quản lý.
Ưu tiên các tuyến giao tiếp và quyết định quan trọng nhất: Xác định xem bộ phận quản lý sản phẩm cần hiểu thị trường hơn hay cơ chế sản phẩm hơn. Lưu ý rằng việc xác định ưu tiên phụ thuộc vào tình hình thực tế và có thể cần điều chỉnh khi tình hình thay đổi.
Xác định người điều hành cho từng nhóm: Lưu ý rằng đây là bước thứ tư trong quá trình thiết kế tổ chức, không phải bước đầu tiên. Mục tiêu của việc này là tối ưu hóa tổ chức cho nhân viên - tức là những người thực hiện công việc trực tiếp - chứ không phải cho các nhà quản lý. Sai lầm thường xảy ra khi đặt mục tiêu của người lãnh đạo công ty lên hàng đầu trước nhu cầu giao tiếp cho nhân viên.
Mục đích của quy trình là tạo ra cơ chế giao tiếp và truyền tải thông tin trong tổ chức. Khi công ty chỉ có 5 nhân viên, quy trình có thể không cần thiết và mọi người có thể đơn giản là trao đổi thông tin với nhau qua việc nói chuyện trực tiếp. Trong một môi trường công ty quy mô nhỏ, việc bàn giao công việc và truyền đạt thông tin giữa các bộ phận diễn ra dễ dàng, và công việc diễn ra một cách suôn sẻ mà không cần phải mất thời gian trong các quy trình phức tạp. Tuy nhiên, với 4000 nhân viên, việc giao tiếp trở nên vô cùng khó khăn. Các phương tiện truyền thông tạm thời và truyền thông trực tiếp không còn đủ hiệu quả. Đó là lúc mà việc sử dụng quy trình giao tiếp trở nên cần thiết.
Quy trình là công cụ truyền tải thông tin chính thống và có cấu trúc. Quy mô của quy trình có thể được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu giao tiếp. Quy trình giúp đảm bảo việc giao tiếp và truyền tải thông tin diễn ra một cách hiệu quả và chất lượng cao.
Khi xây dựng quy trình, hãy ủy nhiệm nhiệm vụ cho những người trực tiếp thực hiện công việc trong bộ phận tương ứng. Họ biết rõ nhất cần truyền tải thông tin gì, cho ai, và vào thời điểm nào trong quy trình. Họ cũng là những người phù hợp nhất để chuẩn hóa và điều chỉnh các quy trình hiện có khi công ty mở rộng quy mô.
Đối với các doanh nghiệp mới, cần nhấn mạnh một số điểm khi thiết kế quy trình:
- Tập trung vào kết quả cuối cùng của quy trình.
- Xác định các phương pháp đánh giá hiệu suất ở từng giai đoạn của quy trình.
- Rõ ràng xác định người phụ trách trong từng bước của quy trình.
Những yếu tố này sẽ đảm bảo rằng quy trình được thiết kế một cách tối ưu và đáp ứng được các yêu cầu giao tiếp của tổ chức.
Khi tốc độ truyền tải thông tin trở thành yếu tố then chốt quyết định cho tốc độ tăng trưởng, doanh nghiệp đối mặt với thách thức của việc thiết kế một hệ thống truyền thông liên tục và hiệu quả trên toàn bộ tổ chức.
Các phần mềm đóng một vai trò quan trọng trong việc giải quyết thách thức này bằng cách tạo ra môi trường giao tiếp có mục đích rõ ràng và cung cấp bối cảnh cũng như cấu trúc cho quá trình truyền thông. Các phần mềm được thiết kế đặc biệt cho từng mục đích cụ thể, chẳng hạn như phần mềm quản lý nhiệm vụ, quản lý quy trình, quản lý khách hàng và quản lý kho bãi. Việc này giúp tạo ra một môi trường giao tiếp phù hợp với từng ngữ cảnh, thúc đẩy sự đồng lòng và hiệu quả trong trao đổi thông tin.
Hơn nữa, các phần mềm hỗ trợ việc chuẩn hóa cấu trúc giao tiếp giữa các đối tượng tương ứng với từng ngữ cảnh. Ví dụ, khi giao việc, phần mềm yêu cầu người giao việc cung cấp thông tin mô tả công việc và thời hạn hoàn thành, sau đó người nhận việc gửi kết quả công việc ngay tại đó. Khi thảo luận về một nhiệm vụ, người giao và người nhận việc có thể trao đổi thông tin trực tiếp tại nơi có đầy đủ thông tin về yêu cầu, kỳ vọng và kết quả công việc. Điều này tạo ra các cuộc trao đổi có cấu trúc, trong đó hai bên đều có thể tham gia một cách rõ ràng.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, các phương thức trao đổi thông tin tạm thời hoặc qua chat không còn đáp ứng được nhu cầu giao tiếp. Do đó, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần thiết kế một hệ thống trao đổi thông tin cho mọi bộ phận trong tổ chức, loại bỏ mọi chướng ngại đối với thông tin. Khi các luồng thông tin diễn ra chính xác và hiệu quả, tất cả cuộc trao đổi thông tin đều có cấu trúc, bối cảnh và mục đích rõ ràng. Điều này giúp những người có thẩm quyền đưa ra quyết định nhanh chóng, tăng tốc độ ra quyết định và giúp doanh nghiệp tiến triển nhanh hơn. Trong quá trình thay đổi cơ cấu tổ chức, cần chú ý đến mức độ tăng trưởng thực tế của công ty.
Nếu bạn quan tâm và muốn nhận tư vấn 1-1 hoặc tham gia các chương trình đào tạo của TOPCEO, hãy đăng ký TẠI ĐÂY.
Bình luận
